Política de Protección de Datos Personales

Cuidado Integral D´La Macarena S.A.S.

CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA S.A.S., en adelante CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus accionistas, inversionistas, proveedores, colaboradores, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad.

Toda la información que haya sido suministrada por personas naturales, en desarrollo de las diferentes actividades que adelanta CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, o la información obtenida a través de otras entidades vinculadas que comparten datos personales, se regirá bajo estos principios, y sus titulares podrán conocerla, actualizarla y rectificarla, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

La Política de Protección de Datos de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se divulgará a todos sus colaboradores, se velará por la apropiación de esta y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito. Así mismo, se publicará en todos los medios de contacto por los cuales CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA recolecta datos personales, garantizando que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.

En esta política se detalla la siguiente información:

Marco
Principios rectores del tratamiento de datos
Consentimiento para el tratamiento de datos
Ejercicio de los derechos sobre los datos
Información que se recolecta y almacena de los accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.
Tratamiento de datos
Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los
Transmisión internacional de datos
Entrega de información personal a proveedores de
Preferencias para el envío de información relacionada con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.
Vigencia para el tratamiento de los
Modificaciones de la Política de Protección de Datos

Anexo: Definiciones.

1. Marco Normativo

La Constitución Colombiana estableció en su artículo 15 que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley”.

A partir de lo anterior, vía legislativa y jurisprudencial, se han establecido una serie de normas tendientes a garantizar el mencionado derecho de rango constitucional. La presente política estará enmarcada dentro del artículo transcrito y la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, además de las definiciones y consideraciones realizadas jurisprudencialmente por la Corte Constitucional.

2. Principios rectores del Tratamiento de datos personales

Dentro del compromiso legal y corporativo de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA., se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los siguientes:

Principio de legalidad: No habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad: La incorporación de datos personales a las bases de datos físicas o digitales de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la presente política.

Principio de libertad: CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA únicamente realizará tratamiento de datos personales cuando cuente con la autorización para ello, en los términos del art. 3 literal a) de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013.

Principio de veracidad y calidad: CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, propenderá porque la información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de esta.

Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.

Principio de seguridad: CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas.

3. Consentimiento para el tratamiento de datos personales

El consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información.

Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, se pondrá a disposición del tercero, una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de
La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.

La indicación del responsable del tratamiento de la información, así como su dirección física o electrónica.
Los derechos que le asisten al titular de los datos

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información, CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma, con excepción de los siguientes eventos en los cuales no será necesaria la autorización:

Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular.
Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

4. Ejercicio de los derechos sobre los datos personales

Los titulares de la información podrán, en cualquier momento, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, el titular de la información puede comunicarse al correo electrónico macarenacuidadointegral@gmail.com o enviar un documento escrito dirigido a gerencia en la Carrera 80 ·13b-77 local I-78.

En el caso de consultas, CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, podrá presentar un reclamo con la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo paraque subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Información que se recolecta y almacena de los accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA

Dependiendo de la relación que el titular tenga con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
Datos particulares según el tipo de vinculación con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según
Datos sensibles: datos biométricos y registros fotográficos.

6. Tratamiento de datos sensibles

CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.

El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.

7. Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los titulares

CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados enla presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.

– Tratamiento de datos personales de los accionistas e inversionistas

Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas o inversionistas (entendido como tenedores de bonos o cualquier otra persona que haya adquirido valores emitidos por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas o inversionistas son las siguientes:

Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la materia;
Enviar información de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros;

Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para ofrecer productos y servicios. Estas compañías se podrán consultar en el Certificado de Existencia y Representación Legal de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Compartir información con proveedores con los que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

– Tratamiento de datos personales de los empleados

El tratamiento de los datos personales de los empleados de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
Enviar información de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, talescomo certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;

Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para ofrecer productos y servicios. Estas compañías se podrán consultar en el Certificado de Existencia y Representación Legal de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA;
Compartir información con proveedores con los que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.

– Tratamiento de datos personales de proveedores

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:

Los datos personales de los proveedores que sean recolectados por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual;

Enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y poscontractual;

Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera;

Enviar información de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros;

Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para ofrecer productos y servicios. Estas compañías se podrán consultar en el Certificado de Existencia y Representación Legal de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA;

Compartir información a otros proveedores con los que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

– Tratamiento de datos personales de cualquier persona natural que tenga contacto con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA

La información recolectada de personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política, y su tratamiento comprende las siguientes finalidades:

Enviar información de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA;

Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA

iii. Compartir los datos personales con las compañías filiales y subsidiarias de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, para ofrecer productos y servicios. Estas compañías se podrán consultar en el Certificado de Existencia y Representación Legal de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Compartir información con proveedores con los que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, desarrolla actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

8. Transmisión internacional de datos personales

Con el propósito de brindar un mejor servicio y para ejecutar las finalidades descritas en esta política, los datos personales recolectados podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

9. Entrega de información personal a proveedores de servicios

Es posible que en el desarrollo de la relación que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA sostenga con el titular de la información, esta deba ser entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la Ley. Siempre que la información sea compartida con proveedores, CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a lo dispuesto en la presente política, de tal forma que la información personal se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, en las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, podrá efectuar auditorías aleatorias preventivas para verificar que lo aquí establecido sea divulgado al interior de dichas compañías para la aplicación en todas sus dependencias y con sus contratistas.

En los casos en que CUIDADO INTEGRAL D’ LA MACARENA requiera entregar en todo o en parte las bases de datos de las cuales es responsable deberán suscribir un contrato con el encargado del tratamiento en el que se estipularán las condiciones que se deberán llevar a cabo para la entrega de la información, las mismas deberán responder a criterios de seguridad que permitan mantener la adecuada custodia de los datos. Igualmente, el encargado del tratamiento deberá garantizar la confidencialidad en el manejo de la información y deberá comprometerse a utilizarla únicamente para los fines establecidos contractualmente, así mismo, deberá conocer sus obligaciones como encargado del tratamiento de acuerdo con lo establecido en la Ley.

10. Preferencias para el envío de información relacionada con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

Los titulares de la información personal podrán contactarse con CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, por los medios señalados para el ejercicio de los derechos que les asisten como titulares, con el fin de manifestar sus preferencias para el envío de información de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA, sus actividades y los diferentes proyectos que realiza, igualmente podrán solicitar la cancelación del envío de esta información, sin perjuicio de que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA pueda continuar enviando información que resulte necesaria para la ejecución de la relación contractual en los casos en que aplique. El objetivo es cumplir con la solicitud de cancelación efectuada por el titular dentro de un plazo razonable, sin embargo, en caso de que CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA haya compartido la información personal con anterioridad al recibo de la solicitud de cancelación, de acuerdo con la autorización otorgada previamente por el titular, no se podrá garantizar que este no vuelva a recibir la información descrita cuando la base de datos en que se almacene la información no sea responsabilidad de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA.

11. Vigencia para el tratamiento de los datos

La información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

12. Modificaciones de la Política de Protección de Datos Personales

CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

La Dirección de Servicios Internos y Compartidos es la responsable de la actualización y divulgación de la Política de Protección de Datos Personales. Cualquier cambio que se haga a estos deberá ser aprobado por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

Por otra parte, cada una de las áreas de CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA que tenga acceso a datos personales de terceros deberá conocer la presente política y es responsable de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares con relación a su información.

El responsable del tratamiento de la información es CUIDADO INTEGRAL D´ LA MACARENA S.A.S, sociedad por acciones simplificada, debidamente constituida conforme a las Leyes de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Cali y sede principal ubicada en la a la dirección Carrera 80·13b-77 CC Aquarela Local I-78, Correo electrónico: macarenacuidadointegral@gmail.com